Principios para el tratamiento de datos personales 

Visión advierte que trata, sin previa autorización del Titular, los datos personales de naturaleza pública. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia.
Datos sensibles 

Visión restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

Visión utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

• El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

Adicionalmente, Visión cumple con las siguientes obligaciones:

• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible, la finalidad del tratamiento, y la obtención del consentimiento expreso.
• No condicionar ninguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

Así mismo, Visión, se acoge a la regla general según la cual el tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

• Cuando el Titular ha autorizado expresamente el tratamiento.
• Cuando por Ley no sea requerido el arrogamiento de dicha autorización.
• Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
• Cuando el tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
• Cuando el tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Cuando el tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

Datos de menores 

El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas jurídicas concordantes.

De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

Clasificación de las bases de datos 

Visión ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:

Bases de datos de Clientes 

Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contienen datos de las personas naturales que se vinculan comercialmente con Visión en el contexto de una relación contractual bilateral, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales y legales que competen a las partes. Esta base de datos puede incorporar información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación contractual requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, Visión dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con Visión, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorpora información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, Visión dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.

Bases de datos de Contratistas y Proveedores 

Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por Visión, para la adquisición de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o, en términos generales, para el adecuado desarrollo de su objeto social. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de las relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos, para fines diferentes a la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.

Bases de datos de Posibles Clientes

Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contienen datos de las personas naturales que, potencialmente, se vincularán comercialmente con Visión en el contexto de una relación contractual bilateral, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales y legales que competen a las partes; además, tiene como finalidad procurar el cabal desenvolvimiento de los acercamientos o negociaciones conducidas por Visión y el posible Cliente. Esta base de datos puede incorporar información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación contractual requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, Visión dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.

Bases de datos de Nómina 

Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con Visión, cuyo tratamiento tiene como finalidad procurar el pago oportuno de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones laborales, parafiscales y demás montos que dimanan de la relación laboral. En esta base de datos, se incorpora información privada, pública y datos sensibles. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, Visión dará tratamiento a los datos sensibles sin autorización previa.

Base de datos de Visitantes 

Son las bases de datos en medio físico o sistematizado que contienen datos de las personas naturales que ingresan a las sedes físicas de Visión, cuyo tratamiento tiene como finalidad procurar la seguridad de la sede física y de las personas que en ella se encuentran. En esta base de datos, se incorpora información privada, pública y datos sensibles. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la necesidad de mantener la seguridad dentro de la sede física de Visión requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, Visión dará tratamiento a los datos sensibles sin autorización previa.

Prerrogativas y derechos de los titulares

Visión reconoce y garantiza a los Titulares de los datos personales los siguientes derechos:

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Visión en su condición de responsable del tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Visión, salvo los casos en los que la Ley lo exceptúa.
3. Recibir información por parte de Visión, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
5. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
6. Tener conocimiento y acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Deberes de Visión en relación con el tratamiento de los datos personales

Visión tiene presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Visión hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. Se deben utilizar los formatos AF-CO-FR12 AUTORIZACIÓN DE DATOS PERSONALES PARA CLIENTES, AF-CP-FR03 AUTORIZACION USO DE DATOS PERSONALES PROVEEDORES, TH-AP-FR05 AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES FUNCIONARIOS y ser modificados según corresponda.   

Visión atenderá los deberes previstos para los responsables y encargados del tratamiento, según le corresponda, de conformidad con los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
9. Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deber de secreto y confidencialidad 

Visión garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de datos de carácter personal, privado, sensible o de menores, guardar estricta reserva de los mismos. Estos deberes subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales o laborales con Visión.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo y la legislación vigente.

Política de tratamiento de la información

Generalidades sobre la autorización

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Visión solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización podrá ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.). 

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. Visión informará al titular de los datos lo siguiente:

1. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
2. Los derechos que le asisten como titular.
3. La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el responsable o encargado del tratamiento.

Medio y manifestaciones para otorgar la autorización 

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Visión solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que pueda ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización podrá ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. Visión informará al titular de los datos lo siguiente:

1. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
2. Los derechos que le asisten como titular.
3. La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el responsable o encargado del tratamiento.

Prueba de la autorización 

Visión utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Casos en que no se requiere la autorización 

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Del derecho de los titulares 

Del derecho de acceso

Visión garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular . Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Del derecho de consulta 

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de Visión. En consecuencia, Visión garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de Visión.

Visión establecerá las medidas de autenticación que permitan identificar de manera segura al Titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, Visión garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad;
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Del derecho a reclamar 

El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos de Visión, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrá presentar reclamación ante el responsable o encargado del tratamiento de Visión.

Visión cuenta con las medidas de autenticación necesarias para identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

En caso de que el reclamo recibido no sea competencia de Visión, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores.

Una vez Visión haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Visión informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Del derecho a la rectificación y actualización de datos 

Visión se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos anteriormente señalados. Al respecto, Visión tendrá en cuenta lo siguiente:

• En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
• Visión, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que Visión considere pertinentes y seguros.
• Visión, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas de Visión.

Del derecho de supresión de datos 

El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, de solicitar a Visión, la supresión (eliminación) de sus datos personales, teniendo en cuenta los siguientes supuestos:

1. Que los datos personales no estén siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
2. Que los datos personales hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
3. Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación segura, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Visión.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y visión, como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

1. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
4. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a registros públicos, que tengan como finalidad su publicidad.

Del derecho a revocar la autorización 

Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales puede revocar en cualquier momento el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Visión ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento.

En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, esta se atenderá bajo las siguientes modalidades:

1. Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que Visión deje de tratar por completo los datos personales del Titular.
2. Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como, por ejemplo, para fines publicitarios o estudios de mercado. En este caso, Visión debe suspender parcialmente el tratamiento de los datos personales del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y Visión, como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

1. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
4. Los datos sean datos de naturaleza pública.

Protección de datos en los Contratos 

En los contratos laborales, Visión ha incluido un documento anexo con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales Visión tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas contratadas. En dicho documento, se hace mención de las presentes políticas y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta.

En los contratos de prestación de servicios, cuando el contratista requiera de datos personales, Visión le suministrará dicha información, siempre y cuando, exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definidos en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Dado que en estos casos, los terceros son encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por Visión y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.

Por su parte, Visión al momento de recibir datos de terceros y actuar como encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verificará que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular estén permitidas por causas legales, contractuales o jurisprudenciales vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionado con la causa para la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.

Transferencia de datos personales a terceros países 

En los casos en que Visión, en desarrollo de su objeto social, transfiera datos de carácter personal a terceros países por motivos tales como, pero sin limitarse a: participar en programas internacionales para el desarrollo económico, cultural y social, o cualquier otra actividad, deberá regirse por las siguientes condiciones:

1. La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.
3. Así mismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
4. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de Visión, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por Visión como por el responsable o encargado de los datos en su lugar de destino.
5. Visión no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la legislación aplicable en la materia.

Reglas generales aplicables 

Visión ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal.

1. Visión obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto social, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que se establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos.
2. Visión utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.
3. Los datos personales corresponderán a los de sus clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados y, en general, a los de todas aquellas personas naturales con las que Visión se relaciona para el desarrollo de su objeto social.
4. Visión obtendrá y utilizará datos personales siempre que se encuentre facultada para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos o bien por que el titular del dato la autoriza expresamente para el efecto.
5. Cuando quiera que se precise autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales:

• Visión informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado.
• La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de la información.
• La autorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.

1. Visión implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se le ha dado a los mismos.
2. En los eventos en que Visión requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con Visión, se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización. Visión no tendrá que solicitar una nueva autorización del titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte el titular del dato al momento de consentir su utilización, en el marco de su relación con Visión.
3. Visión ha previsto que siempre que los datos personales sean suministrados por un tercero, este deberá contar con la autorización del titular para compartir la información con Visión o estar amparado en la ley para ello.
4. En los casos  que Visión contacte al titular del dato a partir de los Datos Públicos que haya obtenido, entendidos  como  aquellos que para  su tratamiento no se requiere  autorización previa del mismo, Visión deberá contar con autorización, bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza de la relación con el titular o bien por solicitar del titular su autorización para obtener datos adicionales, caso en el cual le informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.
5. En el tratamiento de datos de menores de edad, Visión tendrá en cuenta el interés superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales menores sean ejercidos por un tercero, Visión verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la ley para ello.
6. En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, Visión deberá informar al titular de la misma acerca del carácter sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.
7. Visión no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo de Visión y/o del titular.
8. Visión velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.
9. Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de públicos. La información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada exclusivamente por los colaboradores autorizados por Visión para ello.
10. Es responsabilidad de todos los colaboradores de Visión velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.
11. El deber de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan acceso se extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en relación con el tratamiento.
12. Visión informará a las autoridades competentes, en los términos que señala la Ley, las situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ella.
13. Visión conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el período que la normatividad vigente así lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de Visión.
14. Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales del titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con esta o a aquel que sea requerido para que Visión cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.
15. Visión velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contengan datos personales objeto de tratamiento por su parte.
16. Visión incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como para revocar la autorización que para su utilización los titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.
17. Igualmente, los procedimientos previstos por Visión preverán la divulgación de las presentes políticas y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.
18. Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. Visión velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o reclamos.
19. Adicionalmente, en los procedimientos internos, Visión adoptará medidas de seguridad con el fin de: (i) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos personales, lo cual  implica velar por la correcta operación de los procesos operativos y tecnológicos relacionados con esta materia; (ii) prevenir el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación restringida de dicha información; (iii) incorporar los criterios de seguridad de los datos personales como parte integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.

Política para que los titulares puedan ejercer sus derechos a conocer, reclamar (actualizar, rectificar, suprimir) y revocar la autorización 

Generalidades

1. La presente política para que los titulares puedan ejercer sus derechos a conocer, reclamar (actualizar, rectificar, suprimir) y revocar la autorización del tratamiento de datos personales es el desarrollo del título quinto de la Ley 1581 de 2012.
2. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a habeasdata@visionla.co adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a derecho.
3. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad, minoría de edad o hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
4. No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales (se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013).
5. Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, Visión podrá poner a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados para esta finalidad.
6. Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se le deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de Visión, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

Consultas

Requisitos para la atención de Consultas.

1. Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo con fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por Visión: habeasdata@visionla.co adjuntando la información anteriormente referida.
3. La persona interesada en ejercer este derecho deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; Visión atenderá la solicitud siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:

Términos para la atención de consultas.

Independiente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.

El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:

1. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por Visión. Al respecto, visión tendrá en cuenta lo siguiente:

1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
2. Visión, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que Visión considere pertinentes.
3. Visión, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
4. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite que la misma actúa en representación legitima, se tomara como no presentada.

El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Visión, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para el cual fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados.

Requisitos para la atención de reclamos, rectificaciones, actualización o supresión de datos

1. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a Visión y la comunicación deberá contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación, así mismo debe venir acompañada del formato de reclamación de tratamiento de datos personales; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la reclamación por medio del correo electrónico destinado por Visión:  habeasdata@visionla.co adjuntando la información anteriormente relacionada.
3. La persona interesada en ejercer este derecho deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; Visión atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos.

Términos para la atención de consultas

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Revocar autorización

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Visión deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Visión deje de tratar por completo los datos del titular; y, la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, cursos entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Requisitos para la atención de revocatoria de autorizaciones.

1. La comunicación sea física o electrónica debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por Visión: habeasdata@visionla.co adjuntando la información anteriormente relacionada.
3. La persona interesada en ejercer este derecho deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; Visión atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

Términos para la atención de Revocatorias.

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Legislación aplicable, contacto y vigencia

Marco Legal 

Las presentes Políticas de protección de datos personales han sido elaboradas en concordancia con las siguientes normas y documentos:

• Constitución Política de 1991, artículo 15
• Ley 1581 de 2012
• Ley 1273 de 209 
• Ley 1266 de 2008
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
• Sentencias de la Corte Constitucional C–1011 de 2008, y C-748 del 2011
• Avisos de privacidad
• Reglamento Interno de Trabajo

Información de Contacto 

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con Visión o envíe su consulta directamente o través de los siguientes canales de comunicación:

• Mediante comunicación escrita a través del correo electrónico: habeasdata@visionla.co. 

Actualización de las políticas 

El Oficial de cumplimiento de Visión podrá actualizar esta política cuando lo estime pertinente, facultad otorgada por la Gerencia General de Visión.

Documentos relacionados

• AF-CO-FR12 AUTORIZACIÓN DE DATOS PERSONALES PARA CLIENTES
• AF-CP-FR03 AUTORIZACION USO DE DATOS PERSONALES PROVEEDORES
• TH-AP-FR05 AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES FUNCIONARIOS

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